Արդյունավետ հեռախոսային խոսակցություն վարելու կանոնները

Հեռախոսային գործնական շփումը հատուկ ոլորտ է, որը պահանջում է որոշակի հմտություններ։ Հստակ արտաբերիր խոսքերը, մի միացրու բարձրախոս, անընդհատ կրկնիր անունը՝ այս և այլ կանոններ հայտնի են և լայնորեն կիրառվում են։ Սակայն այստեղ կներկայացնեմ այն կանոննները, որոնք ձեր հեռախոսազրույցն առավել արդյունավետ կդարձնեն:

Լինել հակիրճ

Փորձիր արտահայտվել հնարավորինս կարճ մտքերով։ Խոսակցության սկիզբը որոշում է դրա ընթացքը և ավարտը։

Եթե դու ես զանգահարել

Մինչև խոսակցությունը մտածիր` արդյո՞ք անհրաժեշտ է այդ զանգը կատարել, թե ոչ։ Պարզիր զանգի նպատակը։ Ձեռքի տակ ունեցիր թուղթ, մատիտ (գրիչ), ինչպես նաև օրացույց և խոսակցության համար անհրաժեշտ նյութեր։

Խոսակցությունից հետո

Ինքդ քեզ հարցրու` արդյո՞ք ասվեց ամեն անհրաժեշտ բան։ Արդյո՞ք ինչ-որ մեկին անհրաժեշտ է փոխանցել այդ հաղորդագրությունը։ Հստակ գրանցիր խոսակցության արդյունքը։ Ինչի մասին ես պայմանավորվել զրուցակցի հետ։ Նշիր, թե ինչ ես խոստացել անել։ Կատարիր անհրաժեշտ նշումներ օրագրում։

Եթե զանգահարել են քեզ

Միշտ հեռախոսի կողքին ունեցիր թուղթ և մատիտ։ Պատասխանելով՝ ասա քո անուն, ազգանունը, ընկերության բաժանմունքը։ Միանգամից գրանցիր զանգահարողի անուն, ազգանունը և նրա խնդիրը՝ զանգի պատճառը: Եթե զանգահարողը չի ներկայանում,  ապա խնդրիր նրան անել դա։ Եթե դու չես կարող միանգամից  պատասխանել տրված հարցին, ապա.

1. Զանգը փոխանցիր այն աշխատակցին, ով կարող է տալ այդ հարցի լուծումը,
2. Հարցրու` արդյոք հնարավոր կլինի զանգահարել հարցի լուծումը պարզ դառնալուց հետո,
3. Խնդրիր` արդյոք կարող է զրուցակիցը մի փոքր սպասել։

Եթե դրա համար շատ ժամանակ է պահանջվելու, ապա այդ  մասին  տեղեկացրու զրուցակցին և հարցրու` կարող է նա սպասել կամ ավելի ուշ զանգահարել։ Բացահայտելով խնդիրը՝ շնորհակալություն հայտնիր զրուցակցին և ներողություն խնդրիր սպասեցնելու համար։

Հեռախոսի մոտ կատարված 12 սխալներ

1. Մի վերցրու հեռախոսն անմիջապես առաջին զանգից հետո,
2. Բղավում ես լսափողի մեջ` մտածելով, որ զրուցակիցդ վատ է լսում, ստեղծելով աղմուկ՝ սեփական բղավոցով,
3. Ասում ես ավանդական «ալո», ինչը բոլորովին չի պարունակում տեղեկատվություն,
4. Կոպտում ես, եթե բաժանորդը սխալված է լինում,
5. Երկար լռում ես՝ ստեղծելով տպավորություն, որ առանձնացաք,
6. Հավաքում ես համարը, չնայած որ քեզ են զանգահարել և կապն ընդհատվել է,
7. Խոսում ես հարցերից, որոնք քննարկվող թեմայից չեն,
8. Երկար զբաղեցնում ես հեռախոսը՝ մոռանալով, որ այն անհրաժեշտ է նաև ուրիշներին,
9. Խոսում ես այնպես, որ խանգարում ես շրջապատողներին,
10. Օգտագործում ես ծառայողական հեռախոսը աշխատանքային ժամերին անձնական զանգեր կատարելու համար,
11. Ստանալով քո հեռախոսազանգին պատասխան զանգ՝ հարցնում ես, թե «Ով է զանգահարում»,
12. Առանց ներկայանալու ասում ես այն մարդու անունը, ով քեզ անհրաժեշտ է։

Այսպես, անհրաժեշտ է, որ հեռախոսը դառնա աշխատանքի  ընթացքում օգնական և պարզապես մարդկանց շփման միջոց, այլ ոչ թե  խոչընդոտի և առաջացնի նյարդայնացածություն քո և շրջապատի մոտ։ Այս ամենի համար անհրաժեշտ է հետևել մի քանի կանոնների, որոնք կազմում են հեռախոսային շփման մշակույթը։ Քեզ համար օգտակար  կլինի հասկանալ՝

• Չկա նպատակ` մի զանգահարիր,
• Քո գործը առավել կարևոր է, քան զանգահարողի խոսակցության թեման,
• Հնարավորություն տուր օգտագործել հեռախոսը և այլ մարդկանց:

Հակիրճությունը, հստակությունը, հարգալից վերաբերմունքը, շնորհակալ լինելը հեռախոսային շփման տարրական կանոններն են։